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2016年厦门事业单位考试备考：招聘公文常识概述

2016-06-22 21:22:18 福建事业单位考试文章来源：福建省公务员考试网公众号 QQ群华图在线APP

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一、公文格式

公文格式要素	一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
公文格式要素	页码位于版心之外，其余均位于版心之内
和旧的公文格式相比，新的格式增加了发文机关署名和页码两个公文格式，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整
《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式各要素划分版头、主体、版记三部分
版头	公文首页红色分隔线以上的部分
主体	公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分
版记	公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分

二、版头部分格式

版头在旧公文格式中称“眉首”。

份号	公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号
份号	一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角行。不足6位，前面补“0”
密级和保密期限	涉密公文应当根据频密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限
密级和保密期限	一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限间插入一个“★”
紧急程度	根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
紧急程度	一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角
	如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如图“机密”“特急”“1年”等词中间不插空格，★与上行的“1”对齐
发文机关标志	由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。如： “中共中央文件”“河北省人民政府文件”
	居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则
	联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布
	联合行文应当是同级单位，按党、政、军、群的顺序排列
	主要作用是：强调公文法定作者的归属，唤起受文者对公文性的警觉
发文字号	发文机关代字+年份+发文顺序号，如中办发〔2012〕14号。不写“年”字，不写“第”字。
	联合行文时，使用主办机关的发文字号。
	编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
	上行文的发文字号居左空一字编排，与后一个签发人姓名处在同一行
签发人	上行文应当标注签发人姓名。表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志
	由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
	如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行个签发人姓名对齐。
版头中的分隔线	发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

三、主体部分格式

标题	用于提示公文的主要内容，是公文主旨的高度概括。发文机关+事由+文种，如“国务院关于颁发《会计人员职权条例》的通知”
	标题起提示作用，应准确、简要、概括
	标题中，除批转的法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号
	用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布
	回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。人名、地名不能分割成两行表示。
	标题拟定三种毛病：①三要素不全，②事由模糊，如“××关于××拾金不昧的通报”，③语言啰嗦
主送机关	公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
	编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，后一个机关名称后标全角冒号。
	一般是同级单位。标点符号：同级同类用顿号，同级不同类用逗号。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、直属机构”
	如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记
正文	公文的主体和核心，用来表述公文的内容，位于主送机关之下，成文日期之上
	公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格
	文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注
附件说明	公文附件的顺序号和名称
	如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐
发文机关署名、成文日期和印章	发文机关署名：俗称落款。署发文机关全称或者规范化简称
	成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署后签发机关负责人签发的日期
	印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章
	加盖印章的	成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章
		单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（上不压正文、下要骑年盖月）
		联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内
	不加盖印章的	单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数
		联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排
	加盖签发人签名章的	单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
		联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称
		签名章一般用红色
	成文日期中的数字	用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）
	当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。务必使正文与印章同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注	公文印发传达范围等需要说明的事项。如“此件发至县团级”、“此件发至各街道、乡”
	如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行
附件	公文正文的说明、补充或者参考资料。是公文的重要组成部分
	两类附件：一类是发布令和发布通知等发布、印发、转发、批转的公文，附件实质上是主件，而形式上的主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告作用。另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。常见的有：图表、统计表、凭据等。
	附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订
	“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
	如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号

四、版记部分格式

版记中的分隔线	首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中个要素之上，末条分隔线与公文后一面的版心下边缘重合。
抄送机关	除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
	如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，后一个抄送机关名称后标句号
	如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线
	补充：以前对上级机关用“抄报”，对同级和不相隶属的机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”，现在统一使用“抄送”。
印发机关和印发日期	印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字