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2016年厦门事业单位考试备考:招聘公文常识概述

2016-06-22 21:22 事业单位考试 http://fj.huatu.com/sydw 作者:福建华图 来源:福建省公务员考试网

【导读】2016年厦门事业单位考试备考:招聘公文常识概述

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一、公文格式

公文格式要素 一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
页码位于版心之外,其余均位于版心之内
和旧的公文格式相比,新的格式增加了发文机关署名和页码两个公文格式,删除主题词格式要素,并对公文格式各要素的编排进行较大调整
《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式各要素划分版头、主体、版记三部分
版头 公文首页红色分隔线以上的部分
主体 公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分
版记 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分

二、版头部分格式

版头在旧公文格式中称“眉首”。
份号 公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号
一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。不足6位,前面补“0”
密级和保密期限 涉密公文应当根据频密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限
一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限间插入一个“★”
紧急程度 根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如图“机密”“特急”“1年”等词中间不插空 格,★与上行的“1”对齐
发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。如: “中共中央文件”“河北省人民政府文件”
居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布
联合行文应当是同级单位,按党、政、军、群的顺序排列
主要作用是:强调公文法定作者的归属,唤起受文者对公文权威性的警觉
发文字号 发文机关代字+年份+发文顺序号,如中办发〔2012〕14号。不写“年”字,不写“第”字。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行
签发人 上行文应当标注签发人姓名。表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

三、主体部分格式

标题 用于提示公文的主要内容,是公文主旨的高度概括。发文机关+事由+文种,如“国务院关于颁发《会计人员职权条例》的通知”
标题起提示作用,应准确、简要、概括
标题中,除批转的法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号
用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布
回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。人名、地名不能分割成两行表示。
标题拟定三种毛病:①三要素不全,②事由模糊,如“××关于××拾金不昧的通报”,③语言啰嗦
主送机关 公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
一般是同级单位。标点符号:同级同类用顿号,同级不同类用逗号。如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、直属机构”
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记
正文 公文的主体和核心,用来表述公文的内容,位于主送机关之下,成文日期之上
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格
文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注
附件说明 公文附件的顺序号和名称
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐
发文机关署名、成文日期和印章 发文机关署名:俗称落款。署发文机关全称或者规范化简称
成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期
印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章
加盖印章的 成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(上不压正文、下要骑年盖月)
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内
不加盖印章的 单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数
联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排
加盖签发人签名章的 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称
签名章一般用红色
成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。务必使正文与印章同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。如“此件发至县团级”、“此件发至各街道、乡”
如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行
附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。是公文的重要组成部分
两类附件:一类是发布令和发布通知等发布、印发、转发、批转的公文,附件实质上是主件,而形式上的主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告作用。另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。常见的有:图表、统计表、凭据等。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号

四、版记部分格式

版记中的分隔线 首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线
补充:以前对上级机关用“抄报”,对同级和不相隶属的机关用“抄送”,对下级机关用“抄发”,现在统一使用“抄送”。
印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字

五、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排

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