福建公务员遴选公文写作技巧:公文格式方面14条禁忌

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　　1.忌对公文格式的重要性认识不足

　　公文作为治理国家、管理社会、进行公务活动的有效手段和重要工具，其效用彰明较著，是不言而喻的。一份公文在某种程度上，代表着制作机关的形象和水平。就某一机关、团体和企事业单位而言，它所形成的不规范公文，不仅有可能给工作造成不应有的损失，且立卷归档以后乃至开发利用过程中还将继续产生不良效应而影响后人。

　　不规范公文在各个时期都有所反映。地(市)级以下机关、从中央到地方的一些主管部门以及诸多的企事业单位的公文，存在的问题尤为严重。有针对性地矫正包括公文格式不规范在内的公文病误，促进公文尽快实现规范化，应该是我们的一项长期任务。

　　按公文格式和行文规则撰写公文，并不等于墨守成规。公文内容固然重要，但公文格式也不容忽视。严格按规定的格式拟制公文，正是为了保证公文的完整性、正确性和有效性，并为公文处理工作提供便利。

　　2012年7月1日起与新《条例》配套实施的新《格式》)是党政机关公文规范化的重要依据。它的实施，有利于提高各级党政机关公文质量和推动党政机关公文处理工作实现科学化、制度化、规范化。学习、贯彻好新《条例》和新《格式》，是公文实务工作者和公文研究工作者今后一个时期所面临的主要任务。目前，笔者在网络媒体看到，对新《格式》的宣传还处于刚刚起步、尚不规范的阶段，认识模糊、解读错误的现象比较严重，需从历史性的统一、原则性的调整、细节性的修订三个方面加深理解。

　　2.忌不明确公文格式基本要求

　　公文格式的基本要求，简言之是公文格式要实现规范化。规范，即约定俗成或明文规定的标准。所谓规范公文，就是从内容到形式均符合规范标准的公文。具体来讲，公文格式规范要求做到：要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾。要深刻理解这些要求，须对本编阐释的具体禁忌逐一把握。

　　3.忌上行文签发人缺失

　　“签发人”是上行文中的必备要素。根据前面关于文种的阐释，上行文应当包括请示、报告和呈转性意见。

　　新《条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”新《格式》规定“签发人由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成”。据此，凡上行文均应按此规定办理。

　　实际上，2000年《办法》即已作了类似规定，然而很多公文未能认真执行。有的仅在请示公文中标明，而在报告和上行性意见中未标明。今后，应当继续避免此误。

　　需要说明的是，2000年《办法》规定：“上行文应当标明签发人、会签人姓名。”新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名，而取消了会签人的概念，不再区分“签发人”，这显然比原规定确切。

　　4.忌发文机关署名缺失

　　1996年《条例》规定了发文机关署名，2000年《办法》未作规定。1999年《格式》曾规定：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。”因此，实践中往往执行不一。新《条例》规定，发文机关署名“署发文机关全称或者规范化简称”。新《格式》对无论单一机关行文还是联合行文均规定标注发文机关署名，改变了单一行政机关行文不署名的做法。今后，按此规定，发文机关署名不宜再省略。

　　5.忌印章缺失

　　印章代表着发文机关的权力和职能，是行使职权的标记，也是发文机关对公文生效负责的凭证。有些公文只有发文机关署名而未加盖印章，这既不严肃，又等于没有法律效力。其中有的是以为套红版头的铅印公文就可以省略印章，有的是因工作疏忽所致。另外，联合行文，联合发文机关都应当加盖印章。联合发文机关不全盖印章的做法是不符合规定的。

　　需要说明的是，1996年《条例》曾规定：“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文均应当加盖发文机关印章。”2000年《办法》曾规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”新《条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”新《格式》规定“印章用红色，不得出现空白印章”，并对单一机关行文和联合行文加盖印章具体事宜一一加以明确。新旧规定比较，主要区别是：原规定联合上报的公文由主办机关加盖印章，新规定未作类似规定，说明联合上报的公文，发文机关也都应当加盖印章。

　　6.忌抄送机关不当缺失

　　新《条例》将抄送机关释义为“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”，规定抄送机关“使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。新《格式》作了具体规定，明确“‘抄送’二字后加全角冒号和抄送机关名称”(纪要格式宜将“抄送”二字改为“分送”)。

　　应该抄送而未抄送的公文，主要有以下几种：一是因特殊情况而越级呈报的上行文，未能抄送被越过的上级机关;二是受双重领导的机关向某一上级机关请示，需要抄送而未能抄送另一上级机关;三是上级机关对受双重领导的下级机关行文，需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上级机关;四是重要的下行文，未能抄送直接上级机关;五是公文内容涉及有关机关的职权范围，未能抄送所涉及的机关。

　　7.忌页码缺失

　　新《格式》将页码明确规定为公文格式要素之一。同时，将原规定“用4号半角白体阿拉伯数码”改为了“一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。根据新《格式》关于“公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码”的规定，此种情形不能算作页码残缺。根据“公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排”的规定，附件不宜单独编排页码，也不宜不编排页码。