【导读】福建公务员遴选公文写作技巧:党政机关公文格式规范18“要”!更多招考信息尽在【福建公选遴选考试招考汇总】,更多资讯请关注福建公选遴选微信公众号(fjhuatu),福建公选遴选培训咨询电话:0591-87618197
在我们接触的公文中,标题不规范的情况主要有以下几类:有的公文制发时不标明发文机关名称,如“关于××××××的通知”,省略了发文机关;有的重复使用介词结构“关于”,如“××市关于印发关于××××××规定的通知”等;有的重复使用公文文种,如“×××转发××部转发×××部印发关于××××××规定的通知的通知的通知”;有的文种使用不当,如“××厅关于××××××的请示报告”等,或在法定公文文种以外随意创造文种,如“××厅关于×××的建议”、“××厅关于×××的说明”、“××厅关于×××的对策”等;有的在标题中随便使用标点符号,如“××厅关于×××、及×××的通知”等;有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容,如“××市人民政府关于×××非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字,“××厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
8. 主送机关标注要规范。主送机关就是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
在我们接触的公文中,主送机关标注存在的问题主要体现在违反《条例》行文规则的有关规定上:一是多头请示,如有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”,有的机关向上级机关报送请示时,其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况,造成上级机关交叉批示,给公文办理带来极大不便。二是不按隶属关系行文,把不相隶属的两个上级机关并列随意主送,如省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并国家×××部”。对待这样的上报公文,报告事项为主的上级机关用主送,报告事项为辅的上级机关则用抄送,不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是违反党政分开的原则,以市委、市政府名义给省政府写请示,有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文,还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省政府并×××省长”。
9. 正文表述要规范。正文是公文的主体和核心部分,用来表述公文的内容。公文首页应当显示公文的正文。特别是有的联合行文公文标题很长,占据了公文首页的大部分篇幅,这样就要调整标题内容,必要时可以缩减标题字数,把公文首页留出一些空间来写正文内容,避免出现公文首页只有标题没有正文的情况。公文正文表述中需要把握以下几个重点。
一是上报的请示、报告类公文,“请示”要严格遵守一文一事的原则,一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可,不能在一个请示中向上级机关提出多个不相关联的事项;“报告”中不能夹带请示事项,以报告情况、答复问题为主,严格与“请示”的内容分开。
二是下发的公文,要严格按照隶属关系行文,同级机关不能用通知、批复的文种向对方行文,除了上级机关授权外,不能向同级机关下发人事任免、编制批复、项目审批、资金拨付等通知或批复类公文。各级党政部门除其办公室外的内设处室不允许对外下达指令性公文,各级党政机关和部门都应自觉遵守。
三是部门会签未经协调一致不得各自单独行文,一个部门下发的公文其内容涉及其他部门的职责,不经会签不能单独向本系统及下属单位下发;上报公文,其内容涉及其他部门的职责,则必须与相关部门会签同意后方可向上级机关报送“请示”或“报告”,没有达成一致的内容不能写入“请示”或“报告”中。
10. 附件说明表述要规范。附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空两字位置编排“附件”二字,后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件,则依次单独成行向下排列。无论是上报公文还是下发公文,经常出现的问题有:一是公文中带有附件,却漏标附件说明;二是附件说明标注不规范,如有的附件顺序号用汉字标注(应用阿拉伯数字),有的虽然用阿拉伯数字标注但后面用顿号分隔,有的附件名称后加句号(附件名称后面不加标点符号),有的附件名称较长转行后顶格排列(应与上行附件名称的首字对齐)。
11. 发文机关署名标注要规范。发文机关署名要用机关全称或规范化简称。现在有些上报公文或下发公文没有按照《条例》要求标注发文机关署名,有的发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称不一致、不规范,有的只盖部门公章不署名,有的成文日期用汉字标注(应为阿拉伯数字)。如某厅上报公文的标题用全称,而发文机关署名却用简称;某局下发的文件标题是“关于××××××工作的通知”,署名却是某局办公室;还有的部门给下级单位下发通知,以部门名义发文,署名却是部门的某个业务处。上述这些机关署名不规范的问题,均应予以纠正。
12. 成文日期标注要规范。公文的成文日期要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期,联合发文要署后签发机关负责人签发的日期。这里要把握好两点:一是没有主送机关和发文机关署名的公文,成文日期加括号标注在标题下方;二是有主送机关和发文机关署名的公文,标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注,都要用阿拉伯数字标注。标注的年、月、日均用全称,年、月、日不编虚位,不简称。如“2012年8月6日”,不能写成“12年08月06日”。
13. 印章加盖要规范。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。各级机关在印章使用方面不规范的现象较为普遍:有的用印位置比较随意,不居中、不端正、不清楚、不规范;有的联合行文用印时,印章相交或相切;有的联合行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章;有的印章与发文机关标志不符。
按照《党政机关公文格式》国家标准的规定,对于加盖印章的公文,单一机关行文时,成文日期右空四字编排,发文机关署名在成文日期之上,以成文日期为准居中编排,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时,应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切。
对于不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文或附件说明下空一行右空两字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移两字,如成文日期长于发文机关署名,应使成文日期右空两字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
14. 附注标注要规范。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等,一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系电话,以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通,协调事项。
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