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1.先统揽全局，后斟词酌句。修改文章要统观全局，从全篇着眼，从大处着手。开始修改时，不要急于逐字逐句去斟酌，而应该从大的方面，如领导意图、主题思想、内容结构、上级指示等方面去考虑，看是否符合上级领导意图，主题是否突出，观点是否正确，依据是否充分，结构是否严谨，措施是否可行等。然后再考虑局部问题，如用字、用词、用语是否简明、准确，语言是否流畅，标点符号是否规范，结构层次序数、数字书写是否符合要求，以及遣词造句、文字润色等。
2.增删改调，各得其所。增就是增补，把缺少的，不足的进行补充增加，凡是观点不明确，材料不具体，以及遗漏的字、词、句、段都补充、增加进去。删就是把繁杂多余的抹去、删掉，凡是与表达观点无关的材料，无关的字、词、句、段都要毫不吝惜地删去。改就是把错的、不正确、不准确的改对、改准，凡是内容不正确，材料不准确，格式不恰当，安排不合适，以及错别字，不通、不好的句子，误用的标点符号，都要把它改对、改正、改好。调就是把次序、位置不当的加以调动、整理，凡是语句次序不当，段落层次安排不合适的，都要进行调整，做到各有其位，各得其所。
3.逐级把关，各负其责。公文修改不同于一般文章修改，在写作过程中有法定的程序，有法定的核稿、审定的负责人。通常情况下，要经过四个环节:一是起草者自己修改;二是本业务部门领导修改;三是办公室或文秘部门修改;四是领导修改。这四个环节都有修改把关的义务和责任，需要按各自的职责和能力认真修改。防止两个倾向:一是认为反正有上级把关，在自己这一层次草率马虎，过手了事。二是不顾上下关系，不了解实际情况，自作主张，乱改一气。需要特别引起重视的是个倾向，大家都不认真，文稿一直送到高层次，仍然是起草时初稿模样，给领导添了不少具体改稿的琐事。
4.质量，宁缺勿滥。要坚持高标准，严要求，一丝不苟，认真斟酌，反复推敲。对写的一般化的文稿，要下功夫修改。对问题较严重，如不能准确反映主题思想，结构层次较乱，语言文字上毛病较多的文稿，一定要推倒重来，或重新组织人员起草。衡量一个文稿修改功夫下得够不够，不是看修改了多少遍，而要看主题是否鲜明，内容是否准确，是否提出了一些新的观点，对指导工作能否产生作用。
（编辑：福建华图jl）
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