【导读】福建公务员遴选公文写作技巧:公文格式方面14条禁忌!更多招考信息尽在【福建公选遴选考试招考汇总】，更多资讯请关注福建公选遴选微信公众号(fjhuatu),福建公选遴选培训咨询电话:0591-87618197
8.忌信函格式中的红色双线不合规定
新《格式》规定：信函格式“发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗)，线长均为170mm，居中排布。”将1999年《格式》中的“武文线”和“文武线”改成了“红色双线”，但基本精神未变。以往，曾有将信函格式中不同粗细的红色双线错成单粗线或双细线的，应当纠正。
另外，应注意信函格式中的红色双线与其他分隔线长度上的区别。前者为170mm，后者与版心等宽即156mm。
9.忌上行文的发文字号居中排列
新《格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与后一个签发人姓名处在同一行。”以往，有的上行文的发文字号习惯于居中排列。
10.忌版记不在偶数页上
根据新《格式》关于“双面印刷”和“首条分隔线位于版记中个要素之上，末条分隔线与公文后一面的版心下边缘重合“的规定，版记务必置于偶数页上。版记不在偶数页上的公文是不规范的，今后行文一定要注意这一点。即使公文很短，首页可以放下版记内容，但由于公文是双面印刷，版记也必须移至第二页上，哪怕第二页除了版记而没有任何内容也应当如此。
11.忌在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样
在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样，在基层机关公文中比较多见。这样做于法无据，也没有必要。
12.忌在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”
在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”的情形，在基层机关公文中也比较多见。
有的单位表示，加的目的是为了明确责任。明确责任可采取别的办法，而不必体现在公文格式上。有的公文著作在介绍公文格式时，将印发机关和印发日期处标注为“×××××办公室 共印×××份 2000年×月×日印发”，更显得不伦不类。
13.忌不明确发文字号的结构规范
发文字号和公文标题一样，也是公文的重要组成部分以及体现公文格式的主要标志。要素残缺和位置不当等，仅仅反映了公文格式上的一些主要毛病。而公文写作对发文字号本身又有具体规定和规范化要求。
在长期的公文实践中，发文字号变化多样，至今纷繁复杂、五花八门，而在理论上的阐述也往往不尽一致。因此，很有必要对发文字号的结构规范加以明确。
新《条例》再次明确规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。例如：“国办发〔200×〕×号”，其中国办“代表国务院办公厅，属机关代字;〔200×〕是年份;后面的×为顺序号。省以下机关发文字号，严格分析与之略有不同。一般来讲，其机关代字的个字应清楚地表明区域。如：“黑政发〔200×〕×号、内政办发〔200×〕×号，其中“黑”代表黑龙江省，“内”代表内蒙古自治区;“政”和“政办”分别代表政府和政府办公厅。合起来，是个完整的机关代字。所以，“黑”和“内”可视为区域代字，也可视为机关代字的一部分。鉴于此，机关代字一般要两个字以上。当然也有一个字的，如：“中发〔200×〕×号”“国发〔200×〕×号”，其中“中”和“国”就分别代表中共中央、国务院。总的来讲，发文机关代字中的字的多少要以简明、准确、没有歧义为原则。
机关代字和年份中间的“发”字，既代表发文的意思，又起着联结词的作用。一般多用“呈” “发”“函”三个字来联结，分别代表上行文、下行文和平行文(有的用“函”联结并不只代表平行文，而是代表信函格式)。一些较大机关的下行文，即使在同一时期也不一定专门使用一种发文字号。
在许多公文中，会看到用“字”联结的情况。这多表现在发文数量较多的大机关的业务主管部门的公文中。对“发”和“字”的使用，目前尚无明确规定。从常用的基本的发文字号来看，比较规范的用法是：“发”一般在机关统发文中使用;“字”一般在机关的部门分类文中使用。
鉴于实践中的复杂情况，—些非基本的发文字号是否规范，还有待于实践检验或由法定机关进一步明确。
14.忌发文字号要素不全
发文字号要素不全，主要有以下几种情形：一是缺少发文机关代字，如函字〔19××〕×号。二是缺少年份，如“×公交字第8 1号”“交字第402号”“建字第315号”“工计国字86号”“×字第××号”“×商院函字第12号”等，很明显是不规范的。类似这种发文字号，不仅违反规定，而且不利于归档和利用。三是缺少机关代字和年份(即只有发文顺序号)，如“复字×号”。
命令(令)、公告等公文，发文字号多只有发文顺序号，目前法规对此未加明确。其他公文发文字号既没有发文机关代字，也没有年份，应视为不规范。
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